一、課程内容與計画：
隨著辦公室自動化設備(Office Automation)的普及，台灣與日本交流日益頻繁，雙方商業間通訊方法也日新月異，除了一般郵件、電話、電報等通訊手段外，更結合了電傳(Telex)、傳真(Facsimile)、電腦網路(Internet)通訊等新科技，促使交流資訊流通速度快捷，商業往來層面無遠弗屆。然而，無論現代科技多發達，發送資訊憑藉的依然是人手；接收、解讀進而運用資訊仰賴的還是人腦。因此，在交流上，欲著手撰寫一封可以運用自如或創造無限商機的應用書信，必須先瞭解應用書信具備的使命在於：使企雙方往來較易各得其利；潤滑雙方交流或買賣關係；並進一歩擴大交易範圍。有鑑於此，書信内容應講求誠實明確，措詞用句也需保持一定水準，並力求簡潔無訛。
眾所週知，目前日本與我国並無邦交，但貿易交流上，商品不斷推陳出新，使得商機有如泉湧。然而其民族性卻又相當保守，執著於傳統。這反映在商業行為上，意味著與之往來，必須瞭解其既有的特殊商業習俗，此功夫端賴多閱讀相關資料，以及前輩們的口耳相傳。至於固守傳統的民族性反映在應用書信上，則代表其有例可循，有固定的格式可套用。因此，只要正確地引用適當的文句，並熟稔書信用語及其表現方法，結合日文應用書信：(一)前引(二)前文(三)本文(四)末文(五)副文等基本構成，即可寫出創造無限商機與交流的信函。

2、日文應用書信的種類
（1）一般文書（含社交文書即交際信函）
種 類 主 要 内容
案内、招待状、宴會邀請、商品展售等、挨拶状、人事異動、季節問候、慶弔道賀慰問等。
見舞状、天災人禍病痛等的慰問、礼状、感謝招待、慶賀慰問等交際信函雖不如交易信函可立竿見影，馬上獲得實質的回報，但卻不失為製造商機的好材料。一封適時得體的問候信，可以達到提醒、加深印象的效果。充分運用這一類軟性素材，將可構築出易於拓展商務的環境來。

（2） 商用文書
在日本，商業書信依其發送對象、目的之不同，首先可概分為「社内文書」和「社外文書」。「社内文書」主要在於促使公司內部業務順利推展，達成上下縱橫的全面溝通。日本駐台貿易商社根據統計，至2001年止共有1300餘家，為數相當多。國人任職於日本商社，與總公司聯絡時，便有機會接觸到「社内文書」。其他內容包括傳達、照會、簽呈、傳票、報表、會議記錄等等。至於「社外文書」則泛指企業間進行商業行為時，來往的一切書函。是任何一位與日方有生意來往的國人，都可能撰發接收的書信。「社外文書」依其內容性質之不同，又可區分為直接與交易有關的「取引文書」，以及偏重交際、潤滑買賣雙方關係的「社交文書」。茲分別簡述其種類及主要內容如下：

取引文書(交易信函)
種 類 主 要 内容
依頼状、初次招攬、介紹客戶、索取樣品資料、詢價委託信用調查、爭取代理權、紹介、回答状、回應上述「依頼状」之要求,諸如：寄發樣品、報價、告知交易條件等。其他包括議價、交易、照會交貨、裝船等相關事宜監督促状、催促交貨、開立信用狀、付款等。
抗議、陳謝状。反映交易過程中一切不當事宜道歉、解釋、補償過失、通知状、會議通知、人事異動、地址電話號碼變更。
這一類信函，直接牽涉到商務的利害關係，撰寫時力求正確簡潔明瞭。尤其事前若能將其格式標準化，依訴求分門別類輸入電腦中，業務上需要時，只要填入發信對象、品名、數量、日期等明細，即可迅速寄發，達到事半功倍的效果。

（3） 公文書
我国雖與日本無正式邦交、但半官方之交流、如日方駐台湾之交流協会及我国之駐日代表處之間的往還公文即屬之。

3、日文應用書信的格式

中日文一般書籍皆以直寫為主流，但是應用書信書寫格式隨著電腦的普及，很明顯地以橫寫為時代趨勢。尤其是當日本官方的公文也多採行橫寫後，一向堅持「唯有縱書，才能表現日本文字之美」的衛道人士，也只能固守著商業書信中，偏重交際性質的部分「社交文書」這一道防線了。此外，同樣地由於電腦化作業的推展，手寫的信函愈來愈少。儘管列印出來的書信有美觀、效率高、利於修改等種種優點，但總是缺少了親筆書寫的圓潤，以及帶給對方的